1. Datganiad Polisi Teledu Cylch Cyfyng
Amcan Freedom Leisure yw sicrhau, lle mae teledu cylch cyfyng wedi’i osod, ei fod yn cael ei reoli mewn ffordd briodol gan gadw at yr holl Ddeddfau a Rheoliadau perthnasol. Mae'r polisi hwn yn nodi sut mae Freedom Leisure yn rheoli teledu cylch cyfyng yn unol â'r ddeddfwriaeth gyfredol.
Mae gan Wealden Leisure Cyf, sy'n masnachu fel Freedom Leisure, system gwyliadwriaeth teledu cylch cyfyng “y system teledu cylch cyfyng” ar draws llawer o'i Leoliadau Chwaraeon, Athletau a Hamdden ledled y DU. Mae'r polisi hwn yn manylu ar ddiben, defnydd a rheolaeth y system teledu cylch cyfyng yn lleoliadau Freedom Leisure UK ac yn manylu ar y gweithdrefnau i'w dilyn er mwyn sicrhau bod Freedom Leisure yn cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol a Chod Ymarfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth presennol.
Bydd Freedom Leisure yn rhoi sylw dyledus i Ddeddf Diogelu Data 2018, a'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) 2018 ac unrhyw ddeddfwriaeth diogelu data ddilynol, ac i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Deddf Diogelu Rhyddidau 2012 a Deddf Hawliau Dynol 1998. Er nad yw'n awdurdod perthnasol, bydd Freedom Leisure hefyd yn rhoi sylw dyledus i'r Cod Ymarfer Camerâu Gwyliadwriaeth, a gyhoeddwyd o dan Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012 ac yn benodol y 12 egwyddor arweiniol a gynhwysir ynddi.
Mae'r system teledu cylch cyfyng yn eiddo i Freedom Leisure, 1-6 The Paddock, Carriers Way, East Hoathly, East Sussex, BN8 6AG ac fe'i rheolir gan Freedom Leisure a'i staff penodedig. O dan Ddeddf Diogelu Data 2018 Freedom Leisure yw'r 'rheolydd data' ar gyfer y delweddau a gynhyrchir gan y system teledu cylch cyfyng. Gweithredir y system teledu cylch cyfyng yn unol â gofynion y Ddeddf Diogelu Data a Chanllawiau'r Comisiynydd Gwybodaeth.
2. Dibenion y System Teledu Cylch Cyfyng
Mae prif ddibenion system teledu cylch cyfyng Freedom Leisure fel a ganlyn:
- Ar gyfer atal, lleihau, canfod ac ymchwilio i droseddau a digwyddiadau eraill
- Sicrhau diogelwch staff, contractwyr ac aelodau o'r cyhoedd
- Cynorthwyo yn yr ymchwiliad i achosion a amheuir o dorri polisïau a gweithdrefnau Freedom Leisure gan staff, contractwyr ac aelodau o'r cyhoedd
- Cynorthwyo'r gwaith o fonitro a gorfodi materion sy'n ymwneud â thraffig
Bydd y system teledu cylch cyfyng yn cael ei defnyddio fel dull gwyliadwriaeth er mwyn nodi digwyddiadau y mae angen ymateb iddynt. Dylai unrhyw ymateb fod yn gymesur â'r digwyddiad sy'n cael ei dystio.
The CCTV system will be used as a surveillance mechanism in order to identify incidents requiring a response. Any response should be proportionate to the incident being witnessed.
Mae Freedom Leisure yn ceisio gweithredu ei system teledu cylch cyfyng mewn modd sy'n gyson â pharch at breifatrwydd yr unigolyn.
3. Monitro a Chofnodi
Mae camerâu yn cael eu monitro ar bob safle Freedom Leisure mewn swyddfa ddiogel, sy'n cael ei staffio yn ystod oriau agor.
Caiff delweddau eu recordio'n lleol ar DVD/DVR a dyfeisiau eraill sydd wedi'u lleoli'n ddiogel ar bob safle. Gellir edrych ar y rhain gan gyflogeion awdurdodedig, a bydd cofrestr ar bob safle o gyflogeion awdurdodedig.
Mae'r holl ddelweddau a recordiwyd gan y System Teledu Cylch Cyfyng yn parhau'n eiddo ac yn hawlfraint i Freedom Leisure.
Bydd y defnydd o gamerâu cudd yn cael ei gyfyngu i achlysuron prin, pan fydd cyfres o weithredoedd troseddol wedi digwydd mewn ardal benodol nad oes ganddi deledu cylch cyfyng fel arall. Bydd cais am ddefnyddio camerâu cudd yn nodi'n glir beth yw'r diben a'r rhesymau dros eu defnyddio a gofynnir am awdurdod y “Rheolydd Data” cyn gosod unrhyw gamerâu cudd.
Bydd recordio cudd yn digwydd yn unig os bydd hysbysu'r unigolyn(unigolion) o dan sylw yn niweidio'r rheswm yn ddifrifol dros wneud y recordiad a lle mae sail resymol dros amau bod gweithgarwch anghyfreithlon neu anawdurdodedig yn digwydd Bydd pob monitro o'r fath yn cael ei ddogfennu'n llawn a bydd yn digwydd am gyfnod cyfyngedig a rhesymol yn unig.
Gellir defnyddio camerâu a wisgir ar y corff yn ystod dyletswyddau arferol mewn gweithgareddau awyr agored i amddiffyn staff. Bydd y gwaith o lawrlwytho delweddau o gamerâu o'r fath yn cael ei gynnal gan staff awdurdodedig hyfforddedig yn unig a bydd camerâu'n cael eu glanhau ar ôl pob diwrnod.
4. Ceisiadau am Ddatgelu Delweddau
Dylid cyflwyno ceisiadau gan wrthrychau data unigol am ddelweddau sy'n ymwneud â nhw eu hunain “Cais Gwrthrych am Wybodaeth” yn ysgrifenedig i reolwr y safle yn y lle cyntaf, gyda phrawf adnabod, rhaid i reolwr y safle hysbysu'r “Rheolydd Data” am bob cais a chael ei awdurdodiad ar gyfer y datganiad o ddata.
Er mwyn lleoli'r delweddau ar system CCTV Freedom Leisure, rhaid i wrthrych y data ddarparu digon o fanylion er mwyn caniatáu i'r delweddau perthnasol gael eu lleoli a nodi gwrthrych y data.
Lle bo angen datgelu delweddau teledu cylch cyfyng, mae’n rhaid cofnodi manylion sy'n cynnwys:
- Dyddiad ac amser y digwyddiad
- Dyddiad rhyddhau delweddau
- Manylion i bwy y rhyddhawyd delweddau (enw'r unigolyn a'r sefydliad y maent yn ei gynrychioli)
- Pam bod angen y delweddau
- Llofnod yr unigolyn sy'n mynd â’r delweddau
- Llofnod yr unigolyn sy'n rhyddhau'r delweddau
5. Mynediad i a Datgelu Delweddau i Drydydd Partïon
Dylai cais am ddelweddau a wneir gan drydydd parti gael ei wneud yn ysgrifenedig i'r “Rheolwr Data”, a all wedyn gael ei ddirprwyo i reolwr y safle.
Mewn amgylchiadau cyfyngedig, gall fod yn briodol datgelu delweddau i drydydd parti, megis pan fo datgeliad yn ofynnol yn ôl y gyfraith, mewn perthynas ag atal neu ganfod trosedd, neu mewn amgylchiadau eraill lle mae eithriad yn gymwys o dan ddeddfwriaeth berthnasol.
Bydd datgeliadau o'r fath yn cael eu gwneud yn ôl disgresiwn y “Rheolydd Data”, gan gyfeirio at ddeddfwriaeth berthnasol.
6. Gweithdrefn Gwyno
Dylid gwneud cwynion sy’n ymwneud â defnydd Freedom Leisure o'i system teledu cylch cyfyng neu ddatgelu delweddau teledu cylch cyfyng yn ysgrifenedig at y “Rheolydd Data”
Y prif swyddfa, 1-6 The Paddock, Carriers Way, East Hoathly, East Sussex, BN8 6AG.